تاثیر توسعه نهادهای سیاسی بر تحول نظام اداری 21 ص

اختصاصی از نیک فایل تاثیر توسعه نهادهای سیاسی بر تحول نظام اداری 21 ص دانلود با لینک مستقیم و پر سرعت .

لینک دانلود و خرید پایین توضیحات

فرمت فایل word  و قابل ویرایش و پرینت

تعداد صفحات: 21

تاثیر توسعه نهادهای سیاسی بر تحول نظام اداری محمد عسگری ساجدی

چکیده :

نظامهای سیاسی بر اساس بنیادهای ارزشی و فرهنگ خاص خود شکل می گیرند و برای عملی کردن ارزشها، ساختارها و نهادهای حکومتی مناسب خود را شکل می دهند. هر یک از ساختار ها و نهادها، کارکرد های خاص خود را به اجرا می گذارند و نظام سیاسی را در تحقق هدفها و ارزشها یاری می رسانند. در این تحقیق، نظام اداری کشور زیرمجموعه نظام سیاسی در نظر گرفته شده است. هدف تحقیق حاضر مطالعه تاثیر توسعه نهادهای سیاسی بر تحول نظام اداری دردودوره مشخص از تاریخ معاصرایران است.1)از استقرار تا پایان نظام مشروطه (1285 تا1357)؛2)از استقرار نظام جمهوری اسلامی تاکنون ( 1357 تا 1380 ).

مقدمه :نظام اداری هر کشوری، سیستم تنظیم کننده کلیه فعالیتها برای نیل به هدفهایی است که ازپیش تعیین شده است. امروزه به لحاظ شرایط داخلی و موقعیت بین المللی کشورمان، ضرورت تحول در نظام اداری کشور بیش از هر زمان دیگری احساس می‌شود. با توجه به اینکه نظام اداری به ساختار و بنیان اجتماعی و اهداف فرهنگی، سیاسی، اجتماعی و اقتصادی کشور وابسته است و نمی توان به صورت انتزاعی به آن پرداخت، لذا با توجه به تاثیر مؤلفه های پیش گفته به خصوص نظام سیاسی و توسعه نهادهای سیاسی بر اصلاح نظام اداری، تحقیق حاضر ضمن پرداختن به مؤلفه های اخیر از آغاز تا پایان استقرار رسمی سلطنت مشروطه ( 1285 تا1357)به طور گذرا و جمهوری اسلامی ایران(1357 تا1380)به عنوان تحقیق تکوینی در پی طرح و تبیین آن است.

روش تحقیق :در این پژوهش عمدتاً از روش کتابخانه‌ای استفاده شده است. در روش شناسی نیز بر مبنای سنخیت موضوع و رویکرد نظری در مباحث مطرح شده، تلفیقی از ساختار گرایی و کارکرد گرایی در تحقیق و تحلیل موضوع به خصوص از تحلیل ساختاری-کارکردی « فردریگز» که اکثر صاحب نظران مسائل مدیریت دولتی تحلیل ساختاری-کارکردی او را در مطالعه نظامهای اداری مناسب می‌ دانند، استفاده شده است.به طور کلی تحلیل ساختاری-کارکردی بر دو نکته تأکید می ورزد:1 - بررسی تعامل و کنشهای متقابل میان اجزای متشکله یک نظام اجتماعی؛2 - تجزیه و تحلیل کنشهای متقابل یک نظام با عوامل محیط به آن.یافته های تحقیق :الف – یافته های تحقیق حاصل از مطالعه تطبیقی و آرشیوی: 1)نهادهای سیاسی در هر کشوری سیاستگذاران و واضعان خط مشی عمومی آن کشور به شمار می روند و نظام اداری مجری آن سیاستها و واضعان خط مشی است. 2) بیشترین استخدام نیروی انسانی در کشور های توسعه یافته در ایالات و ادارات محلی مشاهده می شود . در حالی که در کشور های در حال توسعه اغلب در دولت مرکزی متمرکز شده اند؛3) جامعه ما جزء جوامع منشوری به شمار می رود. جوامع منشوری جوامعی تعریف می شوند که در آنها ، بین میزان رشد سیاسی و رشد بوروکراتیک تعادل برقرار نباشد و بوروکراسی ( به علت عدم توسعه اداری ) در مصاف با سایر نهادهای سیاسی برتری داشته باشد . وجود قدرت بوروکراتیک در جوامع منشوری بوروکرات‌ها را برای مداخله در فرایند سیاسی وسوسه می کند . در این جوامع، با بالا بودن قدرت بوروکراتیک کارایی اداری کاهش می‌یابد. در نتیجه کارایی بوروکراسی در این جوامع در مقایسه با جوامع آمیخته یا پراکنده پایین تر است؛ 4) در کشور هایی که به توسعه سیاسی رسیده اند ویژگیهایی از قبیل ظرفیت‌، قابلیت و رشد ادامه دار در آنها مشاهده می‌گردد؛5) وجود بوروکراسی « مدرن » قوی در یک سیستم سیاسی که نهادهای سیاسی آن عموماً ضعیف هستند به نوبه خود یک مانع عمده در سر راه توسعه سیاسی محسوب می شوند؛ 6) در نظامهای سیاسی سنتی،نخبگان سیاسی از میان منابع سنتی مشروع برخاستند که بیشتر مذهبی هستند؛7)ضعف مشاهده شده در فرایند هماهنگی در نظام مدیریت دولتی ایران ، می‌تواند به دلیل نامشخص بودن مراجع سیاستگذار و تصمیم گیر باشد؛8)تحول اداری از جمله تحول در هدفها، ارزشها ، تصمیم گیری و ساختار تشکیلات می تواند منوط به تحول و دگرگونی نظری و کلامی، نسبت به شیوه نگرش مسئولان در امور حکومت و دولت باشد؛9)با اطمینان می توان ادعا کرد که تحول در اندیشه مسئولان نهادهای سیاسی نسبت به حکومت، موجب طرح تحول اداری در شرایط موجود شده است؛10)طرح تحول در شرایط موجود ، می‌تواند در نتیجه فعال شدن و سر برآوردن جناحهای سیاسی و انگیزه رشد و ارتقای کارآیی و اثر بخشی سازمانهای دولتی توسط مسئولان نهادهای سیاسی باشد؛11)انتظار می رود که تحول اداری به تنهایی و بدون انجام اصلاحات سیاسی در شرایط موجودامید رسیدن به توسعه را کاهش دهد.ب- یافته های حاصل از تجزیه و تحلیل سیستمی ( ساختاری-کارکردی):در این قسمت نتایج حاصل از مطالعه با رویکرد ساختاری-کارکردی از ابتدای سال 1285ه-ش تاسال1357و از پیروزی انقلاب اسلامی تا سال 1380 درد و بخش به شرح زیرآورده شده است: بخش اول : از استقرار تا پایان انقلاب مشروطه ( 1285 تا 1357 ):گفتیم که از سال 1285 با پیروزی انقلاب مشروطه ، تمرکز قدرت شاه و دربار و تمرکزگرایی دیرینه در ایران در ابعاد و جنبه‌‌های گوناگون جای خود را به تمرکززدایی و توزیع قدرت داد. از یک سو با ایجاد مجلس و نظام پارلمانی و

موانع تحول اداری 42 ص

اختصاصی از نیک فایل موانع تحول اداری 42 ص دانلود با لینک مستقیم و پر سرعت .

لینک دانلود و خرید پایین توضیحات

فرمت فایل word  و قابل ویرایش و پرینت

تعداد صفحات: 42

موانع تحول اداری ؛

پیام اکثر اصلاحات موفق و ناموفق اداری در جهان ، آن بوده است که تحول به ندرت از طریق شانس یا تصادف حادث می شود ، بلکه نیازمند « مدیریت تحول » است .

« مدیریت تحول » به مجموعه ی فعالیت ها و رفتار هدفداری تأکید دارد که طی آن زیر ساخت های تحول مورد توجه و متناسب با شرایط و ویژگی های سازمان ، برنامه ریزی وجهت شروع تحول صورت می پذیرد .

موفقیت تحول اداری ، در صورتی تضمین می شود که مدیریت و راهبری آن بر عهده کسانی باشد که عزمی راسخ و دیدگاهی روشن و مقبول نسبت به آینده و مسیر حرکت اصلاحات داشته باشند.

نقش مدیریت تحول همانا انتقال این عزم و دیدگاه روشن نسبت به آینده در سازمان می باشد ، همچنین ایجاد هماهنگی های لازم نسبت به ایجاد درک روشن نسبت به اثرات و اهمیت تحول از دیگر نقش های مدیریت تحول به شمار می رود.

مدیریت تحول خود حرکتی را طراحی می نماید که نسبت به تمامی ارکان و ابعاد و ملزومات آن حرکت درکی روشن و شفاف دارد . که ضمن این آگاهی تمامی عوامل تقویت کننده و بازدارنده را نیز به طور دقیق شناسائی خواهد نمود وبر اساس آنها مراحل بعدی را گام خواهد برداشت .

در این مقاله می خواهیم پیرامون موانع و عوامل بازدارنده تحول اداری بحث کنیم ، باشد که بتوانیم با بازکردن زمینه این بحث به گونه ای امکان تحقق تحول اداری را تسریع نمائیم .

شناسائی موانع عمده تحول اداری خود به عنوان یک بحث آسیب شناسانه مورد توجه خواهد بود . و پرداختن به آن بسیار مهم می باشد.

عمده موانع تحول ادرای را به شرح زیر می توان برشمرد:

1-  مقاومت گروه های متأثر از اصلاحات « زیان بران اصلاحات و دینفعان وضع موجود » :تحول اداری به نوعی به هم ریختن یک ساختار غیر کارآ با بهره وری پایین با فرهنگ سازمانی مبتنی بر عدم مشارکت جمعی و عدم بهره برداری از توانائی های افراد ، در جهت طراحی ساختاری پویا و بهره ور با رفتار سازمانی کاملاً همگرا و فرهنگ سازمانی مشارکت طلبانه و خلاق ، خواهد بود . در این بین گروه ها و افرادی که خود از پتانسیل پایینی برخوردار هستند و همچنین کارآئی و بهره وری لازم را نیز ندارند و نمی توانند این ساختار شکنی را تحمل نمایند ، با ایجاد زمینه های یأس و نا امیدی و بیان عباراتی که به نوعی این ساختار شکنی را مانند سایر فعالیت های غیر کارآ معرفی نماید ، سعی خواهند نمود تا مانعی جهت تحقق تحول ایجاد نمایند.

می توان این گروه را « زیان بران اصلاحات و ذینفعان وضع موجود » نام گذاشت . کسانی که اصلاحات / تحول اداری دخمه های کم کاری ، پشت هم اندازی ، بی انگیزه گی ، عدم کارآئی ، بهره وری کم و برخورد ارباب مآبانه با مراجعانِ ، آنها را ویران خواهد نمود . و بر همین اصل است که از تحول زیان می بینند . تمام حیات و هستی کاری این گروه در پایدارماندن وضع موجود است ، وضعی که طی آن سازمان ها نه تنها رشدی نخواهند داشت ، بلکه حتی از درون نیز به مرور منهدم خواهند شد .

·    مدیریت تحول ، از وظایف مهمش شناسائی این گروه ها وافراد و یافتن علل و دلائل مخالفت آنها است . البته این امر بسیار ظریف و حساس می باشد که اقدام مدیریت تحول نیز باید بسیار دقیق و ظریف صورت گیرد. این امر خود حکایت از روشن بینی و دقت نظر دارد. عدم توجه به این خصلت و این رویکرد خود نقصی بزرگ و خلل در کار تحول ایجاد خواهد نمود.

2-  اختلاف نظر در هدف ها ، چشم انداز و آینده مطلوب فعالیت سازمان ؛ این بخش ناشی از عدم درک روشن نسبت به اهداف ، استراتژی ها و میزان اهمیت برونداد های سازمان بوده است . علاوه بر اینکه وقتی در سازمانی نسبت به اهداف و استراتژی درک روشن نباشد ، عدم توجه جدی نسبت به آینده و طراحی برنامه برای دست یابی به آینده مطلوب نیز ممکن نخواهد بود.

سازمان ها در بسیاری از مواقع به دلیل نداشتن تصویر روشن نسبت به اهداف ، چشم اندازها و آینده مطلوب ، دستخوش اختلافات و تفاوت هائی می شوند که فضای حاکم بر سازمان را برای هرگونه فعالیت هدفدار ناامن و غیر ممکن می سازند. طرفین اختلاف هیچ راهکار مشخصی را نیز برای حل مشکل ارائه نمی نمایند. چرا که اساساً نسبت به کلیت اهداف و استراتژی ها و بروندادها و اهمیت آینده نگری تعریفی مشخص ندارند و به همین دلیل اختلافاتشان نیز هیچ گونه گشایشی را برای سازمان به همراه نخواهد داشت .

اساس این اختلافات در ناآگاهی است و در برخی سازمان ها و ساختارها این ناآگاهی عمدی صورت می گیرد چرا که کارگزاران اصلی سازمان نیز نسبت به اهداف ، استراتژی ها و آینده تعریف و نگاه روشنی ندارند.

·    مدیریت تحول ، در این بخش قبل از هر چیز باید ریشه های عدم دریافت تعریف صحیح از اهداف ، استراتژی ها و آینده مطلوب را شناسائی نماید و ضمن پذیرفتن واقعیت وجودی چنین امری در ساختار سازمان با چشمانی باز نسبت به مراحل بعدی قدم بردارد.

در مراحل بعدی این بخش و در جهت بر طرف کردن این اختلاف وایجاد همگرائی ذهنی بیشتر در ارکان و کارکنان سازمان ، مدیریت تحول باید از طریق جلسات فردی و گروهی ، جلسات آموزشی ، گردهمائی ها و سمینارهای علمی نسبت به تبیین بیشتر ودقیق اهداف ، استراتژی ها ، چشم اندازها و آینده مطلوب سازمان اقدام نماید.

3-  اختلاف نظر در خط مشی ها و راه کارهای تحول اداری ؛ این بخش در ادامه ی دو بخش قبلی قابل پیش بینی است . و بیشتر نیز در سازمان هائی که تعریف درستی از تحول اداری نداشته باشند خود را نشان می دهد. البته این بخش ها به عنوان یک مانع صددرصدی برای تمامی سازمان ها وارکان و بخش های مختلفشان شناخته نمی شود. به عبارتی می توان سازمان هائی را یافت که نسبت به دو بند قبلی اقداماتی

تاثیر توسعه نهادهای سیاسی بر تحول نظام اداری 21 ص

اختصاصی از نیک فایل تاثیر توسعه نهادهای سیاسی بر تحول نظام اداری 21 ص دانلود با لینک مستقیم و پر سرعت .

لینک دانلود و خرید پایین توضیحات

فرمت فایل word  و قابل ویرایش و پرینت

تعداد صفحات: 21

تاثیر توسعه نهادهای سیاسی بر تحول نظام اداری محمد عسگری ساجدی

چکیده :

نظامهای سیاسی بر اساس بنیادهای ارزشی و فرهنگ خاص خود شکل می گیرند و برای عملی کردن ارزشها، ساختارها و نهادهای حکومتی مناسب خود را شکل می دهند. هر یک از ساختار ها و نهادها، کارکرد های خاص خود را به اجرا می گذارند و نظام سیاسی را در تحقق هدفها و ارزشها یاری می رسانند. در این تحقیق، نظام اداری کشور زیرمجموعه نظام سیاسی در نظر گرفته شده است. هدف تحقیق حاضر مطالعه تاثیر توسعه نهادهای سیاسی بر تحول نظام اداری دردودوره مشخص از تاریخ معاصرایران است.1)از استقرار تا پایان نظام مشروطه (1285 تا1357)؛2)از استقرار نظام جمهوری اسلامی تاکنون ( 1357 تا 1380 ).

مقدمه :نظام اداری هر کشوری، سیستم تنظیم کننده کلیه فعالیتها برای نیل به هدفهایی است که ازپیش تعیین شده است. امروزه به لحاظ شرایط داخلی و موقعیت بین المللی کشورمان، ضرورت تحول در نظام اداری کشور بیش از هر زمان دیگری احساس می‌شود. با توجه به اینکه نظام اداری به ساختار و بنیان اجتماعی و اهداف فرهنگی، سیاسی، اجتماعی و اقتصادی کشور وابسته است و نمی توان به صورت انتزاعی به آن پرداخت، لذا با توجه به تاثیر مؤلفه های پیش گفته به خصوص نظام سیاسی و توسعه نهادهای سیاسی بر اصلاح نظام اداری، تحقیق حاضر ضمن پرداختن به مؤلفه های اخیر از آغاز تا پایان استقرار رسمی سلطنت مشروطه ( 1285 تا1357)به طور گذرا و جمهوری اسلامی ایران(1357 تا1380)به عنوان تحقیق تکوینی در پی طرح و تبیین آن است.

روش تحقیق :در این پژوهش عمدتاً از روش کتابخانه‌ای استفاده شده است. در روش شناسی نیز بر مبنای سنخیت موضوع و رویکرد نظری در مباحث مطرح شده، تلفیقی از ساختار گرایی و کارکرد گرایی در تحقیق و تحلیل موضوع به خصوص از تحلیل ساختاری-کارکردی « فردریگز» که اکثر صاحب نظران مسائل مدیریت دولتی تحلیل ساختاری-کارکردی او را در مطالعه نظامهای اداری مناسب می‌ دانند، استفاده شده است.به طور کلی تحلیل ساختاری-کارکردی بر دو نکته تأکید می ورزد:1 - بررسی تعامل و کنشهای متقابل میان اجزای متشکله یک نظام اجتماعی؛2 - تجزیه و تحلیل کنشهای متقابل یک نظام با عوامل محیط به آن.یافته های تحقیق :الف – یافته های تحقیق حاصل از مطالعه تطبیقی و آرشیوی: 1)نهادهای سیاسی در هر کشوری سیاستگذاران و واضعان خط مشی عمومی آن کشور به شمار می روند و نظام اداری مجری آن سیاستها و واضعان خط مشی است. 2) بیشترین استخدام نیروی انسانی در کشور های توسعه یافته در ایالات و ادارات محلی مشاهده می شود . در حالی که در کشور های در حال توسعه اغلب در دولت مرکزی متمرکز شده اند؛3) جامعه ما جزء جوامع منشوری به شمار می رود. جوامع منشوری جوامعی تعریف می شوند که در آنها ، بین میزان رشد سیاسی و رشد بوروکراتیک تعادل برقرار نباشد و بوروکراسی ( به علت عدم توسعه اداری ) در مصاف با سایر نهادهای سیاسی برتری داشته باشد . وجود قدرت بوروکراتیک در جوامع منشوری بوروکرات‌ها را برای مداخله در فرایند سیاسی وسوسه می کند . در این جوامع، با بالا بودن قدرت بوروکراتیک کارایی اداری کاهش می‌یابد. در نتیجه کارایی بوروکراسی در این جوامع در مقایسه با جوامع آمیخته یا پراکنده پایین تر است؛ 4) در کشور هایی که به توسعه سیاسی رسیده اند ویژگیهایی از قبیل ظرفیت‌، قابلیت و رشد ادامه دار در آنها مشاهده می‌گردد؛5) وجود بوروکراسی « مدرن » قوی در یک سیستم سیاسی که نهادهای سیاسی آن عموماً ضعیف هستند به نوبه خود یک مانع عمده در سر راه توسعه سیاسی محسوب می شوند؛ 6) در نظامهای سیاسی سنتی،نخبگان سیاسی از میان منابع سنتی مشروع برخاستند که بیشتر مذهبی هستند؛7)ضعف مشاهده شده در فرایند هماهنگی در نظام مدیریت دولتی ایران ، می‌تواند به دلیل نامشخص بودن مراجع سیاستگذار و تصمیم گیر باشد؛8)تحول اداری از جمله تحول در هدفها، ارزشها ، تصمیم گیری و ساختار تشکیلات می تواند منوط به تحول و دگرگونی نظری و کلامی، نسبت به شیوه نگرش مسئولان در امور حکومت و دولت باشد؛9)با اطمینان می توان ادعا کرد که تحول در اندیشه مسئولان نهادهای سیاسی نسبت به حکومت، موجب طرح تحول اداری در شرایط موجود شده است؛10)طرح تحول در شرایط موجود ، می‌تواند در نتیجه فعال شدن و سر برآوردن جناحهای سیاسی و انگیزه رشد و ارتقای کارآیی و اثر بخشی سازمانهای دولتی توسط مسئولان نهادهای سیاسی باشد؛11)انتظار می رود که تحول اداری به تنهایی و بدون انجام اصلاحات سیاسی در شرایط موجودامید رسیدن به توسعه را کاهش دهد.ب- یافته های حاصل از تجزیه و تحلیل سیستمی ( ساختاری-کارکردی):در این قسمت نتایج حاصل از مطالعه با رویکرد ساختاری-کارکردی از ابتدای سال 1285ه-ش تاسال1357و از پیروزی انقلاب اسلامی تا سال 1380 درد و بخش به شرح زیرآورده شده است: بخش اول : از استقرار تا پایان انقلاب مشروطه ( 1285 تا 1357 ):گفتیم که از سال 1285 با پیروزی انقلاب مشروطه ، تمرکز قدرت شاه و دربار و تمرکزگرایی دیرینه در ایران در ابعاد و جنبه‌‌های گوناگون جای خود را به تمرکززدایی و توزیع قدرت داد. از یک سو با ایجاد مجلس و نظام پارلمانی و

مقاله طرح اتوماسیون اداری

اختصاصی از نیک فایل مقاله طرح اتوماسیون اداری دانلود با لینک مستقیم و پر سرعت .

لینک پرداخت و دانلود در "پایین مطلب"

فرمت فایل: word (قابل ویرایش و آماده پرینت)
تعداد صفحات 155

- مقدمه

استفاده مناسب از فناوری‏های نوین و به خصوص امکانات فراهم‏ آمده در زمینه فناوری اطلاعات می‏تواند هر سازمانی را دچار تحول سازد.

استقرار سیستم اتوماسیون اداری و حذف مکاتبات کاغذی در حد ممکن نیز از جمله مواردی است که نه تنها می‏تواند باعث ارتقاء به سطح فرهنگ سازمانی گردد، بلکه به میزان قابل توجهی بهره‏وری کارکنان و مدیران را نیز افزایش دهد. خوشبختانه نصب و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری در وزارت صنایع و معادن با سرعت مناسبی در جریان می‏باشد و علاوه بر دبیرخانه‏های مرکزی، دبیرخانه فرعی در کلیه معاونت‌ها تشکیل گردیده است و در سایربخش‌ها معاونت دیگر نیز در دست اقدام می‏باشد. حدود 176 نفر از کارکنان مرتبط با سیستم اتوماسیون در سطوح مختلف آموزش دیده‎‏اند و غالباً در حال بکارگیری سیستم می‏باشند. حدود 110 دستگاه PC جدید توزیع گردیده و روی 38 دستگاه موجود نیز سیستم اتوماسیون اداری نصب گردیده و در حال بهره‏برداری می‏باشد. با توجه به پشتیبانی مدیران محترم وزارتخانه از سیستم اتوماسیون اداری می‎توان امیدوار بود که در آینده نزدیک گردش‏نامه‏ها در وزارتخانه در حد بالایی با استفاده از سیستم مکانیزه اتوماسیون اداری انجام پذیرد.

2- تعریف پروژه

انتخاب، تأمین و راه‏اندازی سیستم رایانه‏ای دبیرخانه، بایگانی و پیگیری در سطح ستاد وزارت صنایع و معادن

3- اهداف پروژه

پروژه اهدافی تحت عناوین زیر را دنبال می‏نماید :

• شناسایی نرم‏افزارهای موجود در داخل کشور در زمینه اتوماسیون اداری
• پیشنهاد مناسب‏ترین نرم‏افزار جهت بکارگیری در ستاد وزارت صنایع و معادن
• تأمین نرم‏افزار
• نصب و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری
• پشتیبانی

    راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری دارای نتایجی تحت عناوین زیر می‏باشد.

• سامان یافتن امور دبیرخانه و بایگانی
• افزایش سرعت و دقت در گردش مکاتبات
• کاهش حجم بایگانی
• کاهش میزان حجم جابجایی کاغذ در مکاتبات
• امکان پیگیری موارد و تهیه گزارشات آماری

مقاله طرح اتوماسیون اداری

اختصاصی از نیک فایل مقاله طرح اتوماسیون اداری دانلود با لینک مستقیم و پر سرعت .

لینک پرداخت و دانلود در "پایین مطلب"

 فرمت فایل: word (قابل ویرایش و آماده پرینت)

 تعداد صفحات:38

1- مقدمه

استفاده مناسب از فناوری‏های نوین و به خصوص امکانات فراهم‏ آمده در زمینه فناوری اطلاعات می‏تواند هر سازمانی را دچار تحول سازد.

استقرار سیستم اتوماسیون اداری و حذف مکاتبات کاغذی در حد ممکن نیز از جمله مواردی است که نه تنها می‏تواند باعث ارتقاء به سطح فرهنگ سازمانی گردد، بلکه به میزان قابل توجهی بهره‏وری کارکنان و مدیران را نیز افزایش دهد. خوشبختانه نصب و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری در وزارت صنایع و معادن با سرعت مناسبی در جریان می‏باشد و علاوه بر دبیرخانه‏های مرکزی، دبیرخانه فرعی در کلیه معاونت‌ها تشکیل گردیده است و در سایربخش‌ها معاونت دیگر نیز در دست اقدام می‏باشد. حدود 176 نفر از کارکنان مرتبط با سیستم اتوماسیون در سطوح مختلف آموزش دیده‎‏اند و غالباً در حال بکارگیری سیستم می‏باشند. حدود 110 دستگاه PC جدید توزیع گردیده و روی 38 دستگاه موجود نیز سیستم اتوماسیون اداری نصب گردیده و در حال بهره‏برداری می‏باشد. با توجه به پشتیبانی مدیران محترم وزارتخانه از سیستم اتوماسیون اداری می‎توان امیدوار بود که در آینده نزدیک گردش‏نامه‏ها در وزارتخانه در حد بالایی با استفاده از سیستم مکانیزه اتوماسیون اداری انجام پذیرد.

2- تعریف پروژه

انتخاب، تأمین و راه‏اندازی سیستم رایانه‏ای دبیرخانه، بایگانی و پیگیری در سطح ستاد وزارت صنایع و معادن

 3- اهداف پروژه

پروژه اهدافی تحت عناوین زیر را دنبال می‏نماید :

• شناسایی نرم‏افزارهای موجود در داخل کشور در زمینه اتوماسیون اداری
• پیشنهاد مناسب‏ترین نرم‏افزار جهت بکارگیری در ستاد وزارت صنایع و معادن
• تأمین نرم‏افزار
• نصب و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری
• پشتیبانی
• راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری دارای نتایجی تحت عناوین زیر می‏باشد.

• سامان یافتن امور دبیرخانه و بایگانی
• افزایش سرعت و دقت در گردش مکاتبات
• کاهش حجم بایگانی
• کاهش میزان حجم جابجایی کاغذ در مکاتبات
• امکان پیگیری موارد و تهیه گزارشات آماری

4- مراحل انجام کار

برای انجام پروژه مراحلی تحت عناوین زیر مطرح گردیده است :

1-4- انتخاب نرم‏افزار

2-4- تشکیل کمیته راهبری

3-4- شناخت و برنامه‏ریزی

4-4- برنامه زمان‌بندی سیستم اتوماسیون اداری

5-4- آموزش

6-4- نصب و راه‏اندازی

7-4- پشتیبانی

در ادامه توضیح مختصری از مراحل انجام کار ارائه می‏شود.

1-4- انتخاب نرم‏افزار

برای تدارک نرم‏افزار مناسب اتوماسیون اداری فعالیت‏های زیر انجام شده است :

• شناسایی وضعیت موجود وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری
• تعیین نیازهای وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری
• شناسایی نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار ایران و تعیین نرم‏افزارهای کاندید
• تعیین شاخص‏های ضروری جهت ارزیابی نرم‏افزارهای کاندید و امتیازدهی آنها
• ارزیابی نرم‏افزار کاندید
• نتیجه‏گیری و گزینش سه نرم‏افزار برتر
• انتخاب نهایی نرم‏افزار مورد نظر

این مرحله از پروژه به صورت کامل انجام گردیده و نرم‏افزار مورد نظر انتخاب شده و با شرکت مربوطه قرارداد منعقد شده است.

2-4- تشکیل کمیته راهبری

اعضای کمیته راهبری در اردیبهشت ماه 81 مشخص گردیدند و به اعضاء ابلاغ شد، اولین جلسه کمیته راهبری در تاریخ 8/3/81 با شرکت اعضاء برگزار گردید و در مجموع پنج جلسه کمیته برگزار گردیده است. کمیته راهبری از افراد زیر تشکیل گردیده است :

• معاونت اداری و مالی
• نماینده معاونت شورای فناوری اطلاعات
• نماینده معاونت برنامه‏ریزی، توسعه و فناوری
• مدیر کل امور اداری
• مدیر کل تشکیلات و بودجه
• شرکت ناظر
• گروه توسعه و پشتیبانی شبکه