روش اجرایی کنترل مدارک
روش اجراء کنترل سوابق کیفیت طی متن ذیل و جدول صفحه بعد می باشد.
سوابق کیفیت در شرکت شواهد واضحی از اجرای فعالیت های سیستم کیفیت هستند که به صورت گزارشات، و یا فرم های ثبت نتایج، آزمون ها، بازنگری‌ها و … در نقاط مختلف شرکت به صورت روزانه و یا هفتگی و یا … تنظیم شده و به مرور جمع آوری می شوند و در بررسی و ارزیابی مسائل و اشکالات بسیار مفید است و یا حتی لازم است که جهت اطلاع از آنچه قبلاً گذشته است در جهت اجرای صحیح فعالیت ها در آینده به سوابق گرد آوری شده رجوع گردد. در عین حال به دلیل حجم بالائی که بعضاً اینگونه سوابق دارند نگهداری تمامی آنها تا زمان های نا محدود در محیط شرکت تقریباً امری ناممکن است. لذا مطابق جدول، محل نگهداری و مدت نگهداری هر نوع سابقه که و همچنین مدت زمان نگهداری احتمالی در بایگانی را کد آورده شده است. کلیه ایجاد کنندگان سوابق و تکمیل کنندگان فرم ها موظفند به طور کامل پاسخگوی موارد درج شده در فرم ها بوده و ضمن روشن ساختن تاریخ تنظیم، فرم ها را امضاء نموده و به نحو خوانا آنها را تنظیم نمایند. لازم به تذکر است محل حفاظت فرم ها و سوابق در داخل کمدها و قفسه های واحدهای ذکر شده در جدول می باشد. همچنین مسئولین واحدها موظفند به نگهداری مرتب و قابل دسترسی سوابق در واحدها نظارت نموده و پس از انقضاء تاریخ نگهداری مطابق جدول ترجیحاً 2 نوبت در ماه های خرداد و آذر نسبت به انتقال آنها از واحد به محل تعیین شده اقدام نمایند.
