بررسی روشهای برنامه‌ریزی راهبردی سیستمهای اطلاعات مدیریت
مقاله ای مفید و کامل
لینک پرداخت و دانلود *پایین مطلب*
فرمت فایل:Word (قابل ویرایش و آماده پرینت)
تعداد صفحه:43
چکیده :
در سالهای اخیر در سراسر دنیا هزینه‌های فناوری اطلاعات (IT) در سازمانها، اعم از کوچک یا بزرگ، خدماتی یاتولیدی، انتفاعی یا غیر انتفاعی، افزایش یافته است. هزینه‌های خودکارـ سازی دفتری و خودکارـ سازی تولید که شامل‌کامپیوترها، بسته‌های کاربردی، توسعه نرم‌افزارهای مطابق با نیاز، ارتباطات، شبکه‌های کامپیوتری و اینترنت است‌سرمایه‌گذاری محسوب می‌شود و معمولا به منظور توسعه اثربخشی، افزایش بازدهی، نگهداری و ارتقای جایگاه رقابتی‌سازمان صورت می‌گیرند.
متاسفانه همه سرمایه‌گذاریها و فناوری اطلاعات نتایج مورد انتظار را به بار نمی‌آورند. این واقعیت به همراه گامهای‌سریع تغییر در منسوخ شدن فناوری اطلاعات در ابعاد سخت‌افزار و سکوهای نرم‌افزاری، مدیران سازمانها را وامی‌دارد که‌برنامه‌ریزی بلند مدت در سرمایه‌گذاری فناوری اطلاعات را مورد توجه قرار دهند.
این مقاله یک مدل ورودی‌ـ خروجی را برای توسعه برنامه اصلی سیستمهای اطلاعات مدیریت ارائه می‌دهد و در آن‌چندین روش برنامه‌ریزی از جمله روشهای برنامه‌ریزی سیستمهای کسب و کار (BSP) و رویکرد مهندسی اطلاعات برای‌تولید چنین برنامه‌ای مورد مقایسه قرار می‌گیرد.
علاوه بر این، در این مقاله یک روش جدید برای برنامه‌ریزی فناوری اطلاعات که در آن سعی شده است ضمن‌برطرف کردن نقاط ضعف روشهای موجود، بر نقاط قوت آنها تاکید شود ارائه شده است. در پایان مجموعه‌ای از عوامل‌ارزیابی روشهای برنامه‌ریزی فناوری اطلاعات ارائه شده که اهمیت نسبی هر یک از آنها از طریق مصاحبه روش‌مند بامتخصصان ایرانی گزارش شده است.
کلید واژه‌ها: فناوری اطلاعات، برنامه‌ریزی راهبردی، معیار گزینش، ضرورت برنامه‌ریزی، مدل ورودی‌ـ خروجی، اولویت‌سیستمها، سیستمهای اطلاعات مدیریت، فرایند کسب و کار، عوامل حیاتی موفقیت
مدیران، شرکتها و سازمانها، اعم از خصوصی ودولتی، هر ساله هزینه‌های بسیار زیادی را در زمینه‌فناوری اطلاعات (نرم‌افزار، سخت‌افزار، شبکه،آموزش، استخدام نیروی انسانی، تحول در سازمان‌و ...) صرف می‌کنند. متاسفانه در بسیاری مواردبازدهی و اثربخشی فناوریهای به‌کار گرفته شده‌نسبت به هزینه‌های مصرف شده پایین است که‌قابل تامل و بررسی است.
بقا و رشد سازمانها در گرو تغییر نگرش به‌اطلاعات به عنوان یکی از منابع اصلی هر سازمان‌است و بر این اساس، ضرورت برخورد مناسب،منسجم و برنامه‌ریزی شده مدیران با این منبع‌اولویت بسیار بالایی پیدا خواهد کرد. اهداف وره‌آوردهای مقاله متعدد هستند و در ادامه به آنهااشاره می‌رود، اما هدف اصلی تحقیق انجام شده‌این‌است که یک مدیر چگونه روی فناوری‌اطلاعات سرمایه‌گذاری کند.
مفهوم سرمایه‌گذاری در سیستمهای‌اطلاعات مدیریت، که در این گزارش از آن بسیاراستفاده خواهد شد شامل تمامی‌سرمایه‌گذاریهایی است که در زمینه سیستمهای‌پردازش تراکنش، سیستمهای گزارش مدیریت،سیستمهای پشتیبانی تصمیم‌گیری، سیستمهای‌پشتیبانی مدیریت ارشد، سیستمهای مدیریت‌دانش و خودکارـ سازی اداری و مجموعه‌نیازمندیهای آنها اعم از سخت‌افزار، نرم‌افزار وشبکه خواهد بود.
برای آنکه موضوع از همین ابتدا روشن‌شود سؤالهایی را که سعی شده است در این مقاله‌به آنها پاسخ داده شود در اینجا مطرح می‌کنیم.
- چرا برنامه راهبردی سیستمهای اطلاعات‌مدیریت برای بنگاه ضروری است؟
- ویژگیها و محتوی یک برنامه راهبردی‌سیستمهای اطلاعات مدیریت چیست؟
- آیا می‌توان فرایند برنامه‌ریزی را در قالب یک‌مدل تدوین و ارائه کرد؟
- نقاط قوت و ضعف روشهای فراگیر کدام‌اند؟ وآیا می‌توان روشی را معرفی کرد که نقاط ضعف‌کمتری داشته باشد؟
- یک روش برنامه‌ریزی مناسب چگونه انتخاب‌می‌شود؟
- معیارهای گزینش روش مناسب کدام‌اند؟
ضرورت برنامه‌ریزی
تحولات انجام شده در چند دهه اخیر جای‌هیچگونه شک و تردیدی را نسبت به ضرورت‌برنامه‌ریزی راهبردی سیستمهای اطلاعات‌مدیریت باقی نمی‌گذارد، زیرا:
- اقتصاد جهانی و بر اثر آن رقابت نیز بسیارفشرده‌تر شده است و عملیات هر بنگاه باید به‌شکل جهانی انجام شود.
- اقتصاد در صنایع مختلف تغییر پیدا کرده و بردانش و اطلاعات بنیان‌گذاری شده است.
- ساختارهای سازمانی و خطمشهای مدیریتی‌کاملا متحول شده‌اند.
- فناوری اطلاعات کاملا دگرگون شده است و به‌لحاظ کمی (توسعه در کل جهان) و کیفی (تنوع‌و سرعت اطلاعات) با قبل قابل مقایسه نیست.
- از اطلاعات به عنوان منبع راهبردی نامبرده‌می‌شود.
آنچه از دیدگاه مدیریت هر بنگاه پراهمیت به نظرمی‌رسد نحوه سرمایه‌گذاری در فناوری اطلاعات‌است، زیرا:
- اجرای برنامه مستلزم سرمایه‌گذاری بسیارسسنگین است.
-نتایج حاصل از اجرای برنامه باید پاسخگوی‌نیازهای واقعی سازمان باشد.
- اجرای برنامه نیاز به ایجاد فرهنگ جدید دارد.
- اجرای برنامه مستلزم جذب و تربیت نیروی‌انسانی است.
- اجرای برنامه تاثیر بسیار گسترده و عمیقی درسازمان ایجاد می‌کند.
- طبیعت اجرای برنامه بلند مدت است.
- و نهایتا با توجه به تغییرات سریع در فناوری‌اطلاعات انتخاب روند مناسب باعث خواهدشد که از سرمایه‌گذاری مجدد جلوگیری به‌عمل‌آید.
محتوی برنامه راهبردی سیستمهای‌اطلاعات مدیریت
روشهای مختلفی وجود دارد که مدعی هستندمی‌توانند برنامه فناوری اطلاعات را برای سازمانهاو بنگاهها ایجاد کنند و بر ادعای خود نیز اصراردارند، اما سؤالهای اصلی که در انتخاب روش نقش‌مؤثری دارند عبارت‌اند از.
محتوی برنامه فناوری اطلاعات چیست؟
چگونه می‌توان به روش مناسب دست یافت؟
پارکر و ترینر بر مدلهای جاری و آینده‌فرایندهای کسب و کار در سطح کلی و جزئی وطراحی معماری داده‌ها با هدف یکپارچه و برنامه‌راهنما از سیستمها و اطلاعات جاری برای ساخت‌معماری هدف تاکید دارند [8].
آقا و خانم لادن برنامه را شامل عباراتی ازاهداف بنگاه می‌دانند که چگونه پشتیبانی ودستیابی به آن اهداف را توسط فناوری اطلاعات‌بیان می‌کند و بر سازمان بنگاه و طراحی فرایندهاتاکید دارند [1].
آلتر برنامه فناوری اطلاعات را جزئی ازبرنامه کسب و کار می‌داند که باید برنامه کسب وکار را پشتیبانی کند [2].
وی‌سوکی دمیشل برنامه‌ریزی سیستمهای‌اطلاعاتی یکپارچه و برنامه راهبردی بنگاه وواحدهای کسب و کار را که با همکاری مدیران‌ذیربط و مدیران سیستمهای اطلاعاتی به‌وجودآمده است به عنوان مبنای برنامه‌ریزی سیستمهای‌اطلاعاتی مدیریت قرار می‌دهد [7].
در سابقه این موضوع دو ابهام عمده دیده‌می‌شود که یکی از آنها نوع ارتباط بین فرایندهای‌برنامه‌ریزی راهبردی کسب و کار، و برنامه‌ریزی‌راهبردی سیستمهای اطلاعات مدیریت است ودیگر اینکه علی‌رغم سطح مشترکی که بین محتوی‌برنامه‌های راهبردی سیستمهای اطلاعات مدیریت‌وجود دارد اما چارچوب شفافی را از برنامه ومحتوای آن مطرح نمی‌کند و به همین دلیل سعی‌شده است که محتوی شفافی از یک برنامه فناوری‌اطلاعات به شرح زیر ارائه شود. این محتوی فارغ‌و مستقل از روشهای مختلف برنامه‌ریزی راهبردی‌سیستمهای اطلاعات مدیریت ارائه شده است.
برنامه فناوری اطلاعات
اهداف، راهبردها و سیاستهای برنامه راهبردی‌سیستمهای اطلاعات مدیریت
محیط عملیاتی
ابزارهای توسعه نرم‌افزار
نحوه توسعه نرم‌افزار و به‌کارگیری آن
سیاستهای اداری و سازمانی
مجموعه سیستمها
فرایندها
سیستمهای اطلاعاتی
رابطه فرایندها و سیستمهای اطلاعاتی
نیازهای اطلاعاتی سازمان
موجودیتها
رابطه موجودیتها و سیستمها
درجه‌بندی و اولویت سیستمها
برنامه چند ساله اجرایی
وی‌سوکی دمیشل رابطه بین فرایندهای دوبرنامه‌ریزی راهبردی کسب و کار و برنامه‌ریزی‌راهبردی سیستمهای اطلاعات را در چهار شکل‌مستقل، انفعالی، مرتبط و یکپارچه مطرح می‌کند.از طرف دیگر ساز و کارهای دیگری ارائه شده‌است که به موضوع چگونگی دستیابی به‌همراستایی دو برنامه‌ریزی اشاره دارند و هدف آنهااین‌است که بین دو فرایند یکپارچگی ایجاد کنند.این نوع ساز و کارهای مستقل از روشها به عواملی‌پرداخته‌اند که نحوه به‌کارگیری روشها را در سازمان‌تحت تاثیر قرار می‌دهند و در ماهیت روش مؤثرنیستند.
روشهای مختلف برنامه‌ریزی که برنامه‌فناوری اطلاعات محصول فرایند برنامه‌ریزی‌آنهاست، علاوه بر اطلاعاتی که در طول فرایند به‌آنها دستیابی پیدا می‌کنند، نیازمند اطلاعات وورودیهای خاصی هستند.
همان‌طور که دیده می‌شود این روشها ازیک طرف متناسب با نوع رابطه‌ای که با فرایندبرنامه‌ریزی راهبردی کسب و کار دارند از برنامه‌راهبردی کسب و کار اطلاعات لازم را دریافت‌می‌کنند و از طرف دیگر از آنجا که اثر بخشی‌اجرای برنامه در تایید، پشتیبانی و هم‌افزایی تحقق‌برنامه راهبردی بنگاه دیده می‌شود، یکپارچگی‌بین دو فرایند برنامه‌ریزی امری اجتناب‌ناپذیراست.
مدل ورودی-خروجی برنامه‌ریزی‌راهبردی سیستمهای اطلاعات مدیریت
در این مرحله به طرح مدلی شفاف و جامع به نام‌مدل ورودی-خروجی پرداخته می‌شود که به‌عنوان مبنا و معیاری جهت ارزیابی روشهای‌مختلف برنامه‌ریزی راهبردی سیستمهای‌اطلاعات مدیریت می‌تواند مورد استفاده واقع‌شود. کلیات مدل در شکل 1 و مدل تفصیلی درشکل 2 آمده است.
اثر ورودیها بر خروجیها در جدول 1 آمده است.
بررسی روشهای موجود برنامه‌ریزی
روشهایی که در این مقاله مورد بررسی قرارگرفته‌اند عبارت‌اند از:
- تبدیل مجموعه راهبرد (KING)
- برنامه‌ریزی سیستم کسب و کار (IBM)
- عوامل حیاتی موفقیت (ROCKART)
- تحلیل اطلاعات کسب و کار و تکنیکهای‌یکپارچه‌سازی
(BURNSTINE)5. تحلیـل محصـــــول-مناســــبات(DICSON & WETHERBE)
- بازگشت سرمایه
- اعلام هزینه
- بودجه بر مبنای صفر (PYHER)
- برنامه‌ریزی راهبردی اطلاعات (MARTIN)
این روشها با مدل ورودی‌ـ خروجی مورد ارزیابی‌واقع شدند و این ارزیابی در سه محور به شرح زیرانجام پذیرفته است.
الف) آیا ورودیهایی که روش برنامه‌ریزی از آن‌استفاده می‌کند، زیرمجموعه‌ای از ورودیهایی مدل‌هستند؟
ب) آیا خروجیهایی که روش برنامه‌ریزی‌تولید می‌کند (برنامه) زیرمجموعه‌ای ازخروجیهای مدل هستند؟
ج) آیا روش به کل ورودیهای مدل نیاز دارد وتمامی خروجیهای مدل را تامین می‌کند؟
پاسخ هر یک از روشها به سؤالهای فوق در جدول2 آمده است.
ورودیها و خروجیهای روشهای‌برنامه‌ریزی که در این مقاله مورد بررسی قرار گرفته‌است از دیدگاه مدل ورودی و خروجی به دو گروه‌قابل تفکیک هستند.روشهایی که ورودی یاخروجیهایشان جزئی از ورودیها و خروجیهای‌مدل محسوب می‌شود و روشهایی که تمامی‌ورودیها و خروجیهای مدل را تامین می‌کنند. با این رویکرد مدل ورودی خروجی روشها را به دودسته فراگیر به معنای پوشش دهنده به تمامی
ورودیها و خروجیهای مدل و غیرفراگیر به معنای‌عدم پوشش کامل ورودیها یا خروجیها تقسیم‌می‌کند. محصول این ارزیابی این‌است که روشهای‌برنامه‌ریزی سیستمهای کسب وکار از شرکت IBMو برنامه‌ریزی راهبردی اطلاعات از جیمزمارتین‌روشهای فراگیر هستند.
روش جدید برنامه‌ریزی به لحاظ پوشش‌کامل ورودیها و خروجیهای مدل نیز فراگیر است.
این دو روش دارای ویژگیهای مشترک ونقاط قوت و ضعف متفاوت‌اند که در ادامه به‌توصیف این ویژگیها پرداخته می‌شود.
الف) ویژگیهای مشترک
هر دو روش بسیار مفصل‌اند و به جزئیات زیادی‌در طول فرایند برنامه‌ریزی می‌پردازند. این ویژگی‌باعث می‌شود که اولا فرایند برنامه‌ریزی بسیارطولانی شود و ثانیا هزینه بسیار زیادی را برای‌سازمان ایجاد کند.
هر دو روش بسیار نظام‌مند عمل می‌کنندو از پشتوانه نظری و تجربی بسیار زیادی‌برخوردارند و به شکل جامع تمامی ابعاد سازمان‌را پوشش می‌دهند. هر دو روش، روش‌برنامه‌ریزی از بالا به پایین و اجرا از پایین به بالا رادنبال می‌کنند.
ب) ویژگیهای غیرمشترک
روش برنامه‌ریزی سیستمهای کسب و کار، تمرکزبسیار زیادی بر فرایندهای موجود کسب و کار داردو لذا تاکید دارد که سیستمهای اطلاعاتی باید ازوضعیت جاری جریان اطلاعاتی سازمان پشتیبانی‌کنند. به همین جهت این روش کمتر در موردبازسازی فرایندها ارائه طریق می‌کند و برعکس،مجموعه سیستمهای کاربردی را به‌اندازه کافی‌مفصل ارائه می‌دهد.
روش برنامه‌ریزی راهبردی اطلاعات، برعوامل حیاتی موفقیت تمرکز بیشتری دارد و به‌اندازه کافی به فرایندهای کسب و کار نمی‌پردازد ولذا مجموعه سیستمهای کاربردی را به اندازه کافی‌معرفی نمی‌کند.
روش برنامه‌ریزی سیستمهای کسب و کارنسبت به روش برنامه‌ریزی راهبردی اطلاعات به‌لحاظ اخذ توافقات مدیریتی در مورد اولویتهای‌اجرایی موفقتر عمل می‌کند.
جدول 3 خلاصه‌ای از مقایسه روشها رانشان می‌دهد.
چون این دو روش با توجه به قدمت آنهاهنوز برای برنامه‌ریزی فناوری اطلاعات درسازمانهای مختلف به‌کار می‌روند و مجریان آنها برصحت ونقاط قوت آنها تاکید بسیار می‌ورزند،نقاط قوت غیرمشترک آنها یعنی تاکید روش‌برنامه‌ریزی سیستمهای کسب و کار بر تحلیل‌فرایندهای هر بنگاه و تایید روش برنامه‌ریزی راهبرد اطلاعات بر تحلیل عوامل حیاتی موفقیت،به‌عنوان دو عامل اساسی در فرایند برنامه‌ریزی‌راهبردی سیستمهای اطلاعات مدیریت باید موردتوجه قرار گیرند.
اما دلایل تاکید بر این دو عامل این‌است که‌تحلیل فرایندها رویکردی مستقل از وضعیت‌موجود به لحاظ ساختار سازمانی دارد وفرایندهای بنگاه را به شکل ذاتی ناشی ازماموریتهای بنگاه مورد بررسی وتحلیل قرارمی‌دهد. از طرف دیگر تحلیل عوامل حیاتی‌موفقیت مدیریت ارشد هر بنگاه را برای تشخیص‌و روش اندازه‌گیری عوامل فوق در روندبرنامه‌ریزی فعال می‌سازد.
جمع‌بندی تحلیل بالا این‌است که با توجه‌به روند سریع تحولات در عرصه‌های بین‌المللی،ملی و صنعت، فشرده‌تر شدن رقابت، تغییرات‌فناوری، ضروری است که برنامه‌ریزی راهبردی‌سیستمهای اطلاعات مدیریت، کوتاهتر و کم‌هزینه‌تر انجام پذیرد وسازمان و مدیریت سازمان‌را سریعتر به نتایج مورد انتظار برساند. از طرف‌دیگر ضروری است که روشها بر فرایندهای‌سازمان و عوامل حیاتی موفقیت، به شکل‌یکسان، تاکید کنند وحداکثر توافق مدیریت را درمورد اولویتهای برنامه به‌دست آورند.
روش جدید برنامه‌ریزی راهبردی‌سیستمهای اطلاعات مدیریت
روش جدید پیشنهادی که شرح مراحل فرایندبرنامه‌ریزی آن را در ادامه ملاحظه خواهید کرد،طرح نظری آن برای اولین بار است که به‌طوررسمی انتشار می‌یابد و از گزارشهای مربوط به‌اجرای این روش در سازمان تربیت بدنی ایران درسالهای 1995 و 1996 اتخاذ و ارائه می‌شود[13].
این روش 5 مرحله کلی را شامل می‌شود واساس آن بر تحلیل فرایندهای بنگاه با رویکردمهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار و تحلیل‌عوامل حیاتی موفقیت است و با تلفیق دو روش‌فوق از نقاط قوت آنها کاملا بهره‌مند شده است.
مبنای این روش بر تحلیل فرایندهای‌بنیادین سازمان قرار دارد. فرایندهای بنیادین‌فرایندهایی هستند که یا ماموریت سازمان راتشکیل می‌دهند یا در رابطه مستقیم با آنها هستند.
فرایندهای بنیادین به فرایندهای جزئیتر، تجزیه‌می‌شوند و فرصتهای کاربرد فناوری اطلاعات درآنها مورد بررسی قرار می‌گیرد.
و...
