فرمت :WORD تعداد صفحه :314
مقدمه
IT برای اداره کردن تبادلات، اطلاعات و دانش مورد نیاز برای شروع و ادامه فعالیتهای اجتماعی و اقتصادی لازم و ضروری است. این فعالیتها تمامی نهادهایی که بطور یکپارچه با یکدیگر فعالیت می‌کنند را در بر می‌گیرد برای اینکه موفق باشند. در بسیاری از سازمانها، IT برای پشتیبانی، حفظ و نگهداری و رشد تجارت، اساسی است.
زمانیکه بسیاری از سازمانها تشخیص دادند و درک کردند مزایای بالقوه‌ای را که تکنولوژی می‌تواند داشته باشد، یکی از سازمانهای موفق، ریسک‌های موبوط به اجرای تکنولوژی‌های جدید را شناسایی و مدیریت کرد. در این میان چالشهای سازمان عبارتند از :
تطابق استراتژی IT با استراتژی تجارت.
تنظیم و ایجاد استراتژی و اهداف در داخل سازمان
ایجاد ساختارهای سازمانی که اجرا و پیاده سازی اهداف و استراتژی را تسهیل می‌کند.
تکیه بر یک چارچوب کنترل IT برای ارزیابی عملکرد IT تایید و بکار برده شود.
وجود معیارهای اندازه‌گیری به موقع و موثر نشان می‌دهد که بدلیل وجود نگرانیهای مدیریت ارشد، لایه‌های نظارت و مدیرت یک سازمان لازم است توسعه داده نشود. بنابراین، هیئت مدیره و مدیریت اجرایی باید مدیرت را که قبلا در سراسر سازمان برای IT از طریق یک چارچوب مدیریتی موثر IT اجرا نشده، توسعه دهند که این چارچوب، تعیین استراتژی سازمان ارزیابی عملکرد، مدیریت ریسک، انتقال ارزش
(کسب اعتبار سازمان از طریق اجرا و مدیریت IT) و مدیریت منابع را در برمی‌گیرد. مدیریت IT و بکارگیری موثر یک چارچوب مدیریت IT، مسئولیت هیئتمدیره و مدیران اجرایی می‌باشد. مدیریت IT یک پخش جدایی ناپذیر مدیریت سازمان است و شامل ساختارهای سازمانی و رهبری و فرایندها می‌باشد برای اینکه اطمینان حاصل نماید از اینکه IT سازمان استراتژیهای و اهداف سازمان را پشتیبانی می‌کند و توسعه می‌دهد. یک چارچوب مدیریت IT مثل COBIT می‌تواند عنصر مهمی برای اطمینان یافتن از مدیریت و کنترل مناسب تمامی اطلاعات و سیستم‌هایی که اطلاعات را ایجاد، ذخیره، کنترل و بازیابی می‌کند.
اهداف مدیریت IT
اهداف کلی فعالیتهای مدیریت IT درک مباحث IT و اهمیت استراتژیک IT برای اطمینان یافتن از اینکه سازمان می‌تواند عملیاتش را حفظ کند و ادامه دهد و می‌تواند استراتژیهای مورد نیاز برای توسعه فعالیت‌‌‌‌‌‌‌هایش درآینده را اجرا نماید. فعالیتهای مدیریت IT در جهت اطمینان یافتن از اینکه به انتظارات و پیش‌بینی های در نظر گرفته شده برای IT نائل شده است، عملکرد IT ارزیابی شده است، منابع آن مدیریت شده است و ریسک‌های آن کاهش یافته است، انجام می‌گیرد.
چه کسانی در مدیریت IT درگیر هستند؟
مدیریت IT در لایه‌های مختلفی اتفاق می‌افتد. سرپرستان تیم گزارشاتی را به مدیران می‌دهند و دستورالعمل‌هایی از آنها دریافت می‌کنند، مدیران گزارشات را به مدیران اجرایی می‌دهند و مدیران اجرایی گزارشات لازمه را به هیئتمدیره می‌دهند. گزارش دهی شامل توصیف تمام فعالیت‌هایی است که علائمی از انحراف از اهداف مشخص شده را نشان می‌دهد. هر سطحی، وقتیکه این انحراف را گزارش می‌دهد این گزارشات می‌بایست شامل پیشنهاداتی برای اقدام برای رفع انحرافات نیز باشد.که می‌بایست این پیشنهادات توسط بالایی مدیریتی تایید گردد. اثر بخشی این شیوه لایه‌ای به تنظیم و ایجاد موفق اهداف و استراتژی در سازمان وابسته است.
ذی‌نفعان، همچنین نقشی را در مدیریت IT بازی می‌کنند. در قلب مسئولیتهای مدیریت شامل تنظیم استراتژی- اداره کردن ریسک‌ها، تخصیص منابع، انتقال ارزش و ارزیابی عملکرد، ذی‌نفعان ارزشمند هستند که سازمان و استراتژی IT را حرکت و انتقال دهند. حفظ تجارت رایج و رشد مدلهای تجاری جدید از انتظارات ذی‌نفعان می‌باشد که با مدیریت کافی زیرساخت‌های IT سازمان می‌توانند بدست آید.
فرآیند مدیریت IT
فرایند مدیریت IT با تنظیم اهداف برای IT سازمان و ایجاد مسیر اولیه آغاز می‌گردد. سپس یک حلقه پیوسته ایجاد شده است. عملکرد ارزیابی نشده و با اهداف مقایسه شده است، در نتیجه تعیین مجدد فعالیتها در جائیکه لازم باشد و تغییر اهداف در جائیکه مناسب باشد، انجام می‌گردد. از آنجاییکه تعیین اهداف اصولاً مسئولیت هیئتمدیره است و عملکرد توسط مدیریت ارزیابی می‌گردد، بدیهی است که عملکرد می‌بایست هماهنگ با اهدافی که قابل دستیابی هستند توسعه داده شود و این عملکرد ارزیابی گردد برای اینکه اهداف را به درستی ارائه نماید.
برا اساس دستورالعمل دریافت شده، فعالیت IT نیاز دارد که روی تحقق بخشیدن مزایا، با افزایش اتوماسیون و اثر بخش‌تر شدن سازمان و کاهش هزینه‌ها و کارامدتر شدن سازمان و کنترل ریسک‌ها (امنیت، قابلیت اطمینان و مطلوبیت)، تمرکز کند. چاچوب مدیریت IT بصورت زیر می‌تواند کامل شود.
هدف از ایجاد مدیریت IT
هدف از ایجاد مدیریت IT هدایت تلاشهای IT است برای اطمینان یافتن از اینکه عملکرد IT می‌تواند به اهداف زیر دست یابد:
IT هماهنگ با سازمان باشد و مزایای وعده داده شده تحقق یابد.
IT سازمان را برای استفاده کردن از فرصت‌ها و حداکثر نمودن مزایا، توانا سازد.
منابع IT به طور مناسب بکار گرفته شود.
ریسک‌های مرتبط با IT بطور مناسب کنترل شود.
مطالب فوق مروری بر مدیریت IT بود که برای آشنایی خواننده با موضوع طرح شده است. در این پروژه ابتدا وضعیت سازمانهای IT را بررسی می‌کنیم و سپس بطور عمیق‌تر مفاهیم مدیریت IT مطرح شده است. در فصل بعد مطالب مطالعات موردی در این زمینه برای درک بهتر مطالب ذکر شده و بعد نحوه اجرا و پیاده سازی مدیریت IT توضیح داده شده است و در آخر هم چگونگی ممیزی مدیریت IT به تفصیل بیان شده است.
وضعیت سازمان IT در قرن 21
«حرکت به سمت فرایندگرایی»
وقتیکه ما حرکت می‌کنیم به سمت هزار سال بعد، دید مدیریت شرکت روی فرایندها و قابلیت‌های اصلی شرکت متمرکز می‌شود. فناوری اطلاعات یک عامل توانایی مهم برای این ابتکارات می‌باشد. برای مثال، محرک رایج اجرا و پیاده‌سازی راه‌حل‌های ERP معمولاً تمایل به استاندارد کردن و یکپارچه سازی فرایندهای سازمانی می‌باشد.
دانش و آموزش سازمانی معمولاً در ابتکارات جدید شامل IT جدید در شکل‌گیری اینترنت، ابزار گروهی، ابزارهای داده کاوی و سیستم‌های پشتیبانی عملکرد، سهیم هستند. و تجارت الکترونیک نمونه‌ای بر مبنای IT می‌باشد که الگوهای تجاری جدیدی را ایجاد می‌کند. [1]
سازمانهایی که می‌کوشند که تمرکز روی مشتری داشته باشند بیشتر فرایندگرا هستند آنها ممکن است شکل‌های ساختاری مختلف مثل عملیاتی، ماتریسی و یکپارچه را در نظر بگیرند و ممکن است که به مکانیزم‌های مختلف مدیریتی برای انجام دادن فعالیتها به خاطر پاسخگویی سریعتر به خواسته‌های مشتری، تکیه کنند. اطلاعات و فناوری اطلاعات، برای توانمند کردن فرایندهای بین بخشی، اهمیت دارد، اما نقش واحد IT در پشتیبانی شرکت‌های فرایند گرا واضح نیست. ما می‌دانیم که سازمانهای IT فعلی شکل‌های مختلف ساختاری‌شان را شامل متمرکز، غیر متمرکز، فدرال (متحد) و مرکب نشان داده‌اند. ما همچنین می‌دانیم مدیران IT مکانیزم‌هایی را برای ایجاد سرمایه‌های و داراش استراتژیک IT و قابلیت‌های اصلی IT با ما سهیم شدند در مورد اینکه چطور آنها در حال تغییر و رشد سازمان‌هایشان هستند به روشهایی که به آنها اجازه می‌دهد یاد بگیرند که چگونه شرکت‌های فرایندگرا را پشتیبانی نمایند.
مقاله IT