دفتر اسناد رسمی (یا دفترخانه یا محضر) نهاد مدنی وابسته به قوه قضائیه ایران برای تنظیم و ثبت رسمی اسناد است که بصورت مستقل و بدون وابستگی مالی به حاکمیت سیاسی اداره می‌شود. دفتر اسناد رسمی بعنوان یک مرکز حقوقی و مدنی رابط حاکمیت و شهروندان است، مهم ترین کار این نهاد تامین و تضمین امنیت حقوقی و اقتصادی جامعه‌است. سردفتر در راس این نهاد شخصاً دارای مسئولیتی مستقل از دولت و قوای حاکم بوده و با تنظیم دقیق اسناد نقش حساسی در جلوگیری از وقوع نزاعهای بی‌مورد و کاهش مراجعات مردم به محاکم دادگستری دارد. کمک به تامین بهداشت حقوقی جامعه، از طریق تثبیت مالکیت شهروندان بر اموال و دارائیهای خود و رسمیت بخشیدن به عقود و تعهدات و وصول برخی درآمدهای دولت از دیگر کارهای این نهاد است.
از ابتدای تاسیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و در نظام و ساختار سنتی و قدیمی اداری و مدیریتی آن که در عین حال در نوع خود مترقی بوده، بخشی از وظایف اجرایی بر عهده نهادهای تخصصی مدنی یعنی دفاتر اسناد رسمی و دفاتر ازدواج و طلاق محول شده‌است. دفاتر اسناد رسمی بخش قابل توجهی از عرضه خدمات ثبتی و تنظیم و ثبت اسناد رسمی را بر عهده داشته و ضمن انجام امور مزبور کار مشاوره رایگان و خدمات معاضدت قضایی جامعه را نیز انجام می‌دهند،[۳] واگذاری بخشی از امور حاکمیتی شامل ثبت نقل و انتقالات و تعهدات توسط قوه قضائیه به بخش خصوصی متخصص، علاوه بر بالا بردن دقت در تنظیم اسناد و سلب مسئولیت حاکمیت در این زمینه، قسمت مهمی از شکایات علیه حکومت یا کارگزاران حکومتی و جبران خسارات ناشی از اشتباه در تنظیم اسناد را به سمت گروهی از خود مردم یعنی سردفتران اسناد رسمی هدایت نموده‌است. روز ۶ دی، از سوی فعالان این حوزه به نام روز دفاتر اسناد رسمی نامگذاری شده است.
فهرست :
- ۱ تشکیلات
- ۲ انواع مسئولیتها در دفاتر اسناد رسمی
- 3 گواهی امضاء
- 4 نظارت بر دفاتر اسناد رسمی
- 5 دفاتر اسناد رسمی و اعتماد مردم
- 6 گزینش سردفتران
- 7 وجوهی که در دفاتر اسناد رسمی وصول می‌شود
- 8 مراحل تنظیم سند در دفاتر اسناد رسمی
- 9 تخلفات رایج در دفاتر اسناد رسمی
- 10 منابع
تشکیلات
اداره امور دفترخانه بعهده شخصی است که بنا به پیشنهاد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با جلب نظر مشورتی کانون سردفتران و دفتریاران تعیین شده و سردفتر نامیده می‌شود. هر دفترخانه علاوه بر یک دفتریار که سمت معاونت دفترخانه و نمایندگی سازمان ثبت را دارا میباشد و دفتریار آن نامیده می‌شود می‌تواند یک دفتریار دوم نیز داشته باشد. دفتریار به پیشنهاد سردفتر و بموجب ابلاغ رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک ایران وبا اختیارات تفویض شده از طرف رئیس قوه قضائیه ایران و برابر مقررات قانون دفاتر اسناد رسمی منصوب می‌شود.
انواع مسئولیتها در دفاتر اسناد رسمی
۱-مسئولیت انتظامی و اداری ماده ۳۸ قانون دفاتر اسناد رسمی مجازاتهای انتظامی را بر می‌شمرد که ۵ درجه شامل ۱-توبیخ با درج در پرونده، ۲- جریمه‌های نقدی، ۳و۴- انواع انفصال موقت و ۵- انفصال دائم میباشد و طبق ماده ۲۹ آئین نامه‌های بند ۴ ماده ۶ و تبصره ۲ ماده ۶ و مواد ۱۴- ۱۷-۱۹-۲۰-۲۴-۲۸-۳۷ و ۵۳ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۲۷/۱۱/۶۰ موارد تخلفات و مجازات آن با تفصیل بیان گردیده‌است.
۲-مسئولیت کیفری سردفتر علاوه بر مقررات عام مندرج در قانون مجازات اسلامی، مقررات خاصی نیز در مواد ۱۰۰ و۱۰۱ و۱۰۲و ۱۰۳ قانون ثبت پیش بینی گردیده‌است. و در صورتی که سردفتر عامداً یکی از جرم‌های مندرج در مواد مذکور را مرتکب شود جاعل در اسناد رسمی محسوب و بمجازاتی که برای جعل و تزویر اسناد رسمی مقرر است محکوم خواهد شد. نظر به اینکه قانون خاص مقدم به قانون عام است لذا در ابتدا بایستی قاضی، قانون خاص را اعمال نماید. قانون مجازات اسلامی در مواد ۵۲۳ الی ۵۴۲ به تعریف و مجازات جرم جعل می‌پردازد.
۳-مسئولیت مدنی: هرگاه سندی به واسطه تقصیر یا غفلت مسئول دفتر از اعتبار افتاده باشد مسئول مذکور باید علاوه بر مجازاتهای مقرر، از عهده کلیه خسارات وارده نیز برآید.[۵] سردفتران ودفتریارانی که در انجام وظایف خود مرتکب تخلفاتی بشوند در مقابل متعاملین و اشخاص ذی‌نفع مسئول خواهند بود هرگاه سندی در اثر تقصیر یا تخلف آنها از قوانین و مقررات مربوط بعضاً یا کلاً از اعتبار افتد و در نتیجه ضرری متوجه آن اشخاص شود علاوه بر مجازتهای مقرر باید از عهده خسارت وارد برآیند.
گواهی امضاء
گواهی امضاء چیست: گواهی یا تصدیق امضاء را می توان تایید صحت درج امضاء از سوی صاحب آن تعریف نمود که مطابق قانون مرجع صلاحیت دار برای این امر دفاتر اسناد رسمی تعیین شده اند.
ماده 49 قانون ثبت در تعیین وظایف مسوولین دفاتر اسناد رسمی در بند 3 تصدیق صحت امضاء را یکی از وظایف دفاتر اسناد رسمی بر شمرده است.
2_ گواهی امضاء نیاز به ابلاغ جدا گانه ندارد: نظر به تصریح ماده 49 قانون ثبت شخصی که ابلاغ سردفتری می گیرد صلاحیت تصدیق امضاء نیز دارد بنابراین برای گواهی امضاء نیاز به ابلاغ جداگانه ندارد. تا سال 1383 سازمان و ادارات ثبت ابلاغ جداگانه برای گواهی امضاء صادر می کردند و صدور آن منوط به این بود که مدت دوماه از شروع به کار سردفتر منقضی شده باشد که مستند آن برای بنده نامعلوم است .نهایت اینکه مطابق طبق بخشنامه شماره6710/34 مورخ 10/3/1383 رئیس سازمان ثبت که اشعار می دارد:(( با عنایت به تصریح ماده 49 قانون ثبت گواهی امضاء نیازی به ابلاغ جداگانه نداشته و سران دفاتر اسناد رسمی مکلفند با اشتغال به شغل سر دفتری نسبت به تصدیق صحت امضاء مراجعین در حدود مقررات اقدام نمیاند.)) این بدعت کنار گذاشته شد.
3- دفتر گواهی امضاء: مطابق مواد 1 قانون ثبت و 19 و 20 قانون دفاتر اسناد رسمی و ماده 11 آئین نامه اصلاحی قانون ثبت یکی از دفاتری که هر دفتر خانه باید داشته باشد دفتر گواهی امضاء است .دفتر گواهی امضاء در حال حاضر دفتری است در ابعاد 20 در 34 سانتیمتر که به صورت پلمپ شده از اداره ثبت محل توسط دفاتر خریداری می شود که هر صفحه آن دارای خطوط افقی و شش ستون میباشد که به ترتیب عبارتند از: الف :ستون شماره ترتیب. ب:ستون تاریخ ج : ستون نوع نوشته ای که امضاء ذیل آن گواهی می شود ( مثلا تعهد ، وکالت ، استشهادیه و غیره ) د: ستون مربوط به شرح و معرفی و محل امضای معرفین . هـ : ستون مربوط به عین گواهی که در سند نوشته شده ( که غالبا این عبارت نوشته می شود : فقط صحت یا امضاء/ اثر انگشت آقا/خانم ...... فرزند .... به شماره شناسنامه ...... و کد ملی ..... صادره از ..... متولد .....که با علامت + یا × مشخص یا نمودار است گواهی می شود . سردفتر ......... امضاءسردفتر) .تذکر: گرچه در گواهی امضا ثبت یا سند برابر نوشته نمیشود ولی عقلائی است که متن گواهی امضا روی سند با متن در دفتر یکسان باشد و :ستون مربوط به نمونه امضاء صاحب سند که در این ستون امضاء یا اثر انگشت درخواست کننده اخذ می شود.
نکته _ مطابق ماده 2 قانون ثبت و ماده 1 آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی دفتر گواهی امضاء ،همچون سایر دفاتر، باید مجلد بوده و پس از دریافت از اداره ثبت تمام صفحات آن از صفحه یک الی آخر شماره گذاری شده و به دادستانی محل ارسال گردد تا شماره صفحات آن توسط دادستان یا نماینده او کنترل شده و ممهور به مهر دادستانی شود سپس دادستان یا نماینده او باید تعداد صفحات هر دفتر را در ابتدا و انتهای آن با ذکر تاریخ قید ، مهر و امضاء نماید.
4 _ امضاء ذیل چه نوشته هایی را می توان گواهی کرد: مطابق ماده 20 قانون دفاتر اسناد رسمی(( دفتر گواهی امضاء دفتری است که منحصرا مخصوص تصدیق امضاء ذیل نوشته های عادی است و نوشته تصدیق امضاء شده با توجه به ماده 375 آئین دادرسی مدنی مسلم الصدور شناخته می شود .)) لذا ذیل هر نوع نوشته عادی( بنا به نظری هر نوع سندی که ثبت آن طبق قانون اجبار نشده باشد) را می توان تصدیق امضاء نمود مگر اینکه در قانون استثناء شده باشد.
شامل 17 صفحه فایل word قابل ویرایش
دانلود مقاله درباره دفاتر اسناد رسمی در ایران
