دانلودمقاله هزینه یابی کیفیت

اختصاصی از نیک فایل دانلودمقاله هزینه یابی کیفیت دانلود با لینک مستقیم و پر سرعت .

هزینه یابی کیفیت

امروزه قیمت و کیفیت از مهمترین مزیت‏های رقابتی در صنایع به شمار می‏آیند. از این رو بررسی رابطه بین این دو مزیت رقابتی در سال‏های اخیر به ویژه در صنایع پیشرو و کشورهای صنعتی بسیار مورد بحث بوده است. این که بدی کیفیت چه تاثیری بر قیمت محصولات و متعاقباً درآمد شرکت خواهد داشت و نیز برای رسیدن به کیفیت مطلوب باید چقدرهزینه کنیم، بحث هزینه‏یابی کیفیت را جایگاهی ویژه بخشیده است.

هزینه‏یابی کیفیت از مباحث جدید مدیریتی است که می‏تواند وضعیت و عملکرد شرکت را از ابعاد مختلف مانند حسابداری بهای تمام شده (حسابداری صنعتی)، کنترل کیفیت، تعمیرات و نگهداری، زنجیره تامین، مدیریت تولید، انبارها،  ایمنی و بهداشت، آموزش و بهسازی و موارد دیگر نشان دهد و با تهیه ترازنامه کیفیت در شرکت و مقایسه روند هزینه‏های کیفیت می‏توان هزینه کیفیت در شرکت را کنترل و بهبود بخشید.

تاکید و کار بر روی مفاهیم هزینه‏یابی کیفیت در طول زمان، نکات مهم و ارزشمندی  را  مشخص کرده است که از اهمیت بالایی برخوردارند. برخی از این نکات عبارتند از:

• هزینه‏های کیفیت در گزارش‏های حسابداری به طور کامل ثبت نمی‏شوند و اغلب هزینه‏های واقعی کیفیت بسیار بیشتر از موارد گزارش شده هستند.
• هزینه‏های کیفیت نباید تنها در مورد فعالیت‏های عملیاتی و تولیدی درنظر گرفته شوند بلکه فعالیت‏های خدماتی و پشتیبانی نیز تاثیر عمده‏ای در افزایش یا کاهش هزینه‏های کیفیت دارند، بنابراین باید هزینه‏های مربوط نیز در هزینه‏های کیفیت مورد سنجش و ارزیابی قرار گیرند.
• کاهش هزینه‏های کیفیت در چارچوب برنامه‏های استراتژیک سازمان‏ها قرار دارد.

1- هزینه‏های کیفیت کدامند؟

سه دیدگاه اصلی در مورد تعریف هزینه‏های کیفیت وجود دارد که عبارتند از:

• هزینه‏های رسیدن به کیفیت مطلوب از طریق طراحی و سازماندهی
• هزینه‏های عملیاتی واحد کنترل کیفیت (تجهیزات، حقوق و دستمزد و…)
• هزینه‏هایی که از کیفیت پایین و نامطلوب محصول ناشی می‏شود (شامل ضایعات، افت قیمت محصول و...).

در این پژوهش، هزینه کیفیت برابر با مجموع هزینه‏های سه گروه پیشگفته در نظر گرفته شده و تلاش بر این است سیستم هزینه‏ای جامعی طراحی شود که تمامی دیدگاه‏های هزینه‏ای یادشده را در برگیرد.

       گام برداشتن در جهت بهبود کیفیت، به تعریف پروژه‏های بهبود کیفی و همزمان با آن توسعه سیستم حسابداری نیاز دارد؛ به طوری که بتوان اطلاعات مورد نیاز به منظور بررسی عملکرد پروژه‏های بهبود کیفیت را به دست آورد. بنابراین یک گام اساسی در کاهش هزینه‏ها، اصلاح و توسعه  سیستم حسابداری است؛ به گونه ای که بتوان هزینه‏های کیفیت را محاسبه کرد و ضمن ارائه گزارش‏های مناسب، به اندازه‏گیری اثربخشی فعالیت‏ها و پروژه‏های کاهش هزینه پرداخت و راهکارهای عملی برای کنترل و بهبود هزینه‏های کیفیت و به تبع آن، عملیات تضمین و کنترل کیفیت ارائه کرد.

به منظور اصلاح و توسعه سیستم حسابداری باید هزینه‏های کیفیت را طبقه‏بندی کرد و به هر یک از گروه‏های هزینه‏ای، کد هزینه تخصیــص داد.

به منظور اندازه‏گیری هزینه‏های کیفیت لازم است ابتدا اجزای هزینه‏های کیفیت شناسایی و طبقه‏بندی شده، سپس کلیه هزینه‏های مرتبط با کیفیت بر اساس آمار داده‏های هزینه‏ای موجود یا طرح مدون جمع‏آوری اطلاعات، مشخص و در قالب طبقه‏بندی شده دسته بندی شوند. تنها در این صورت است که می‏توان راهکارهای مناسبی برای حذف هزینه‏های عمده کیفیت ارائه و اجرا کرد.

2- طبقه‏بندی

 کارشناسان، هزینه‏های کیفیت را در چهار گروه اصلی قرار می‏دهند. این گروه‏بندی در مقایسه با سایر گروه‏بندی‏های رایج، از پذیرش و مقبولیت بیشتری برخوردار است. این چهارگروه عبارتند از:

الف - هزینه‏های شکست درونی (درون سازمانی)

ب – هزینه‏های شکست برونی

ج – هزینه‏های ارزیابی کیفیت

د – هزینه‏های طرح ریزی، پشتیبانی و پیگیری کیفیت

هر یک از این گروه‏های اصلی نیز زیر مجموعه‏هایی دارند.

الف : هزینه‏های شکست درونی (درون سازمانی)

این هزینه‏ها شامل ایرادهایی است که در مراحل مختلف پیش از تحویل محصول به مشتری بروز می‏کنند و سازمان به روش‏های مختلف از قبیل بازرسی و آزمایش توسط کارکنان واحد کنترل کیفیت خود یا بازرسان خارجی به این عیوب پی می‏برد و به حذف آنها اقدام می‏کند. زیر گروه‏های تشکیل‏دهنده این گروه عبارتند از:

1ـ هزینه‏های دورریز یا اسقاطی : محصولات  و اقلامی که به علت عدم انطباق با مشخصه‏های مهندسی تعریف شده، قابلیت ارائه به مشتریان و یا استفاده  در کاربردهای دیگر را نداشته باشند،  به عنوان دورریز یا اسقاط درنظرگرفته می‏شوند. مانند تغییر شکل ورق‏های فولادی به علت بالا بودن دمای کوره‏های لعاب .

2ـ هزینه‏های تعمیر و دوباره‏کاری محصولات تولیدی شرکت: محصولاتی که در داخل شرکت ساخته می‏شوند و به دلیل مطابقت نداشتن با مشخصه‏های مورد نیاز، قابل استفاده نیستند، در برخی موارد با تکرار برخی فعالیت‏های اصلاحی یا انجام فعالیت‏های تعمیراتی قابل استفاده می‏شوند که هزینه این گونه فعالیت‏ها باید از فعالیت‏های تولیدی تفکیک و در سرفصل هزینه‏های کیفیت منظور شود. اصلاح سوختگی رنگ بدنه خودروها، رگلاژ کردن درهای خودرو و … مثال‏های این نوع هزینه‏ها هستند.

3ـ هزینه‏های تحلیل شکست: هزینه‏های مربوط به بررسی و تحلیل کارشناسی علل بروز ایراد در محصول و چاره‏اندیشی در خصوص راه حل‏های رفع و جلوگیری از تکرار آنها در این زیر گروه قرار می‏گیرند.

کلیه هزینه‏های مربوط به گروه‏های مهندسی، R&D و مشاوران و جلسات متعددی که با حضور مدیران و کارشناسان ارشد به منظور رفع علت وقوع ضایعات تشکیل می‏شود، در این گروه از هزینه‏ها جای می‏گیرند.

4ـ تعمیر واصلاح اقلام معیوب دریافتی: شامل هزینه‏های مربوط به آماده سازی اقلام دریافتی از تامین‏کنندگان مواد مورد استفاده که به علت عدم رعایت مشخصه‏های درخواستی از طرف تامین‏کننده، به شکل فعلی قابلیت به کارگیری و استفاده را ندارند و باید تعمیر یا اصلاح شوند. (قطعات دریافتی از شرکت‏های طراحی ومهندسی  و یا دیگر ساپلایرها).

5ـ هزینه‏های ناشی از نگهداری نامناسب مواد اولیه : هزینه‏های ناشی از  مناسب نبودن نحوه انبارش  که به صدمه دیدن اقلام مصرفی منجر می‏شود، در این گروه قرار می‏گیرند. مثال‏هایی از این دست عبارتند از :

• فاسد شدن لاستیک در زیر نور آفتاب
• فاسد شدن رنگ و مواد شیمیایی به دلیل گرمای محل نگهداری
• زنگ زدگی فولاد در مجاورت رطوبت و یا ریزش باران
• افت کیفی روغن‏ها به دلیل نفوذ آب و یا اتمام تاریخ مصرف
• از بین رفتن محصولات کشاورزی در کارخانه‏های مواد غذایی
• تعداد صفحه :14

دانلودمقاله نیم نگاهی پیرامون بهره وری واصلاح سیستمها

اختصاصی از نیک فایل دانلودمقاله نیم نگاهی پیرامون بهره وری واصلاح سیستمها دانلود با لینک مستقیم و پر سرعت .

نیم نگاهی پیرامون بهره وری واصلاح سیستمها

پیش از آنکه وارد اصل مطلب شویم می بایست تعریفی کوتاه ولی با اهمیت از مهندسی صنایع داد . مهندسی صنایع چیست ؟ بنا به تعریف انجمن مهندسی صنایع ایالات متحده ، مهندسی صنایع مربوط به طراحی ، اصلاح وبرپایی سیستم های کلی از قبیل : مواد ، تجهیزات وانرژی می باشد .مهندسی صنایع بردانشی خاص ومهارت در ریاضی ، فیزیک وعلوم اجتماعی با یکدیگر بااصول وروشهایی از تجزیه وتحلیل مهندسی وطراحی مشخص سیستمهای از قبل پیش بینی شده وارزیابی نتایج بدست آمده از سیستمها ترسیم میشود .

• با توجه به تعریف بالا اصلاح ویا بهبودی در یک یا چند سیستم از جمله اهداف بسیار مهم مهندسی صنایع میباشد که نتیجة حاصل از آن افزایش بهره وری وکیفیت میباشد .
• بهره وری :
• بهره وری عبارتسن از نسبت بازده به منابع مصرف شده .این تعریف در هر مؤسسه، هرصنعت یا بطور کلی هر سیستم اقتصادی کاربرد دارد .
• محاسبه بهره وری از دیدگاه مهندسین صنایع :
• مهندسین صنایع با بدست آوردن زمانهای استاندارد ومقایسه آن بازمانهای واقعی انجام کاربوسیله رابطه زیر مقدار بهره وری را ارزیابی مینمایند .
• BASE PRODUCTIVITY FACTOR(BPF)
•  
• BPF=TOTAL ACTUAL HOURS WORKED/TOTAL STANDARD HOURS PRODUCED
•  
• زمینه های بهره وری :
• برای دست یافتن به بیشترین افزایش در بهره وری باید همه بخشها کار کنند که : دولتها ،کارفرمایان وکارگران را دربرمیگیرد .دولتها می توانند شرایط مطلوب را جهت تلاش کارفرمایان وکارگران برای بالا بردن بهره وری ایجاد کنند .برای این منظور ازجمله توجه به موارد زیر لازم است :
• داشتن برنامه های متعادل توسعه اقتصادی
• انجام اقدامات لازم برای حفظ اشتغال
• کوشش برای ایجاد امکانات جهت اشتغال افراد بیکار یا افرادی که از نیروی کار آنان بطور کامل استفاده نمی شود وافرادی که ممکن است در نتیجه بهبود بهره وری در کارخانجات جداگانه زائد تلقی شوند .
• این موضوع بخصوص در کشورهای در حال توسعه که بیکاری در آنها مسئله ای بزرگ است حائز اهمیت است .
• بالابردن بهره وری کارمندان :
• راههای مختلفی برای بالابردن بهره وری بین مدیران وکارمندان مشاغل سخت وجود دارد. مدیران مشاغل سخت با طبقه بندی کردن مهندسین ، تکنسینها وسایر خصوصیات وایجاد دلگرمی بین پرسنل وتشویق کارمندان ، می توانند راهی جهت بالا بردن بهره وری پیدا کنند .
• کارمندان با توجه به موارد زیر می توانند انگیزه بیشتری برای افزایش بهره وری داشته باشند .تنظیم استانداردهای زمانی از روی قاعده پس از پایان کارهای روزمره برای پرداختن اصولی به کارهای روزمره وپافشاری برای استانداردسازی کردن .پرداخت پاداشهای سنتی به کارمندان وگروههای کوچک خاص ،تقسیم بندی برنامه های بهره وری در سراسر کارخانه(کارگاه) .اصلاح وبهبودی کارهایی ازقبیل کیفیت_کار_عمرپروژه ها،حلقه های کنترل کیفی ،کمیته مدیریت نیروی انسانی وتهیه وتجهیز نمودن شغل ،تمام راه کارهای ذکر شده ، سیاستهایی اصولی برای حل مسائل است .
• اصلاح (بهبودی)سیستم ها :
• اصلاح سیستماه یکی دیگر از مباحث بسیار مهم در مهندسی صنایع می باشد که محصول آن بیشتر شدن بهره وری وبهتر شدن کیفیت می باشد که در زیر موارد مختلف اصلاح کننده سیستم پرداخته می شود .

• مهندسی مجدد ومدیریت دگرگون سازی سازمانهاBPR
• مهندسی مجدد سازمانها یک رویکرد کل نگراست که طی فرایندی ، استراتژی رقابت سازمان را با پردازش های درونی وکارکنان آن مرتبط می کند .
• تفاوت عمده مهندسی مجدد سازمانها نسبت به سایر رویکردهای مدیریتی اخیر در دگرگونی بنیادی وبهبودی اساسی است که در نحوه انجام فعالیتهای سازمان به ارمغان می آورد ودیگر اینکه پیاده سازی آن به مراتب پیچیده تر ازسایررویکردهای مدیریتی سازمان به شمار می آید .به همین دلیل معمولاً حدود80% پروژه های مهندسی مجدد در عمل با شکست مواجه می شوند .
• مهندسی مجدد سازمانها چیست ؟

تعداد صفحه :14

دانلودمقاله پوکی استخوان

اختصاصی از نیک فایل دانلودمقاله پوکی استخوان دانلود با لینک مستقیم و پر سرعت .

عنوان:پوکی استخوان

نعداد صفحات:10

فرمتPDF

زبان:فارسی

دانلودمقاله اثر انتقالی پژوهش در احکام کیفری

اختصاصی از نیک فایل دانلودمقاله اثر انتقالی پژوهش در احکام کیفری دانلود با لینک مستقیم و پر سرعت .

اثر انتقالی پژوهش در احکام کیفری

کلیات

پژوهش نسبت به احکام کیفری کار راهها شکایت نسبت به حکم صادره از دادگاه بدوی است که بر اثر آن ، امر کیفرمجدداً تحت شرایط و محدودیتهایی در مرجع بالاتر مورد رسیدگی و قضاوت قرار می گیرد.

پژوهش، از تاسیسات مهم آیین دادرس کیفری، در سیستم های است که رسیدگی گبه امر کیفری در دو مرحله انجام میشود و علت وجود آن را در جهت حفظ و استقرار حقوق دفاعی متهم و مدعی خصوصی و نیز منافع جامعه ، در قبال بی توجهی یا نقایص احتمال تشخیص قاضی مرحله بدوی توجیه نموده اند.

در سیستمهای مذکور راههای شکایت از احکام کیفری را به طور کلی به دو دسته تقسیم کرده اند : طرق عادی که شامل اعتراض یا واخواهی و نیز استیناف یا پژوهش می شود و طرق فوق العاده که شامل تمیز یا فرجام و همچنین اعاده دادرسی میگردد . شکایت عادی از احکام در تمام مراحل و به هر علت وجهتی در اختیار طرفین دعوای کیفری است مگر اینکه قانون صریحا مواردی را استثنا کرده باشد ولی استفاده از شکایت فوق العاده , استثنایی و محدود به موارد است که قانون صراحتا پیش بین کرده است .

پژوهش که مثل سایر طرق شکایت از احکام نوعی تجدید نظر است همانند آنها واجد یک اثر تعلیق است یعنی اصولا حکم صادره تا رسیدگی و تصمیم قضایی مجدد قابل اجرا نیست و به حال تعلیق باقی خواهد ماند .

صرف نظر از این وجه اشتراک پژوهش با اعتراض تفاوت دارد . اعتراض مربوط به شکایت نسبت به احکام کیفر غیابی است و به آن( طریقه تکذیب ) می گویند زیرا بر اثر شکایت امر کیفر دوباره در همان دادگاه صادر کننده حکم غیابی رسیدگی می شود . شکایت از احکام غیابی موجب لغو یا ابطال حکم صادره خواهد شد که به آن ( اثر القای) می گویند که در نتیجه دعوای مطروحه ونیز طرفین دعوی ـ اعم از متهم و مدعی خصوص ــ را به همان حالت و شرایط اولیة قبل از حکم غیابی بر می گرداند . در حالی که پژوهش طریقة اصلاح و تغییر است زیرا حکم صادره از دادگاه بدوی بر اثر پژوهش خواهی در داد گاه بالا تر از حیث درجه مورد رسیدگی و قضاوت در جهت اصلاح حکم بدو قرار خواهد گرفت .

پژوهش با فرجام نیز تفاوت دارد . فرجام طریقة فوق العاده شکایت از احکام است و منحصرا در موارد خاصی اعمال

می گردد که قانون تعیین کرده باشد . فرجام \' در واقع \' مرحلة دوم رسیدگی به دعوی محسوب نمی شود . دعوا کیفر به مرجع بالاتر یعنی دیوان عالی کشور انتقال میابد تا از جهت حکم مورد رسیدگی و قضاوت قرار گیرد نه از جهت موضوعی . به عبارت دیگر , دیوان عالی کشور تصمیمات دادگاه تالی را مورد کنترل و بازرسی قرار می دهد و درصورتی که موافق قانون صادرشده باشد آن را ابرام و در غیر این صورت حکم صادره را نقض میکند و چون اصولا وظیفة رسیدگی ماهوی ندارد جهت رسیدگی مجدد به دادگاه تالی هم عرض ارسال می دارد .

قلمرو اثر انتقالی پژوهش

علیرغم انتقال دعوای کیفری به دادگاه بالاتر بر اثر پژوهش اختیارات آن دادگاه بر حسب موارد زیر محدود و متفاوت است : اول . بر حسب موضوع مورد پژوهش

دوم . بر حسب عنوان پژوهشخواه

1 . بر حسب موضوع مورد پژوهش :

پژوهشخواه همیشه حق دارد شکایت خود را محدود به قسمت از حکم بدوی نماید . در این صورت همان قسمت از حکم که پژوهش خواسته شده است به مرجع پژوهش انتقال پیدا می کند. این موضوع پیرو قاعده است که حقوقدانان آن را به صورت ضرب المثل چنین بیان می کنند:

( quantum devolutum quantum appellatum ) قاعده مذکور محدوده انتقال دعوایی را از یک دادگاه به دادگاه دیگر مشخص می سازد و اختیار دادگاه در رسیدگی مجدد منوط و محدود به موضوعی است که مورد پژوهش قرار گرفته است . فی المثل , اگر حکم بدوی متضمن مجازات حبس و جزای نقدی باشد ولی دادخواست پژوهشی منحصرا ناظر به مجازات حبس یعنی قسمتی از حکم بدو است مرجع پژوهشی حق ندارد حکم بدوی را از جهات مختلف بررسی کند و در مورد جزای نقدی هم تصمیمات اخذ نماید اختیارات او محدود به رسیدگی به همان قسمت است که مورد شکایت واقع شده و در این مورد محکومیت به جزای نقدی به اعتبار خود باقی خواهد ماند . ولی اگر نسبت به حکم بدوی پژوهش کلی خواسته شود یعنی طرفین ـ اعم از دادستان و متهم و مدعی خصوصی ــ از تمامی حکم پژوهش بخواهند، بدیهی است مجموع دعوی در مرحله دوم مورد رسیدگی قرار می گیرد .

دعاوی جدید نیز، اعم از اینکه بر اساس شکایت شاکی یا اعلام دادسرا باشد چون در مرحله بدوی مطرح نبوده است مطلقا نمی تواند در مرحله پژوهشی مورد رسیدگی واقع شود . بنابراین چنانچه دادگاه ضمن رسیدگی مجدد از وقوع جرم دیگری سوای آنچه بدواً رسیدگی شده مطلع گردد چون جرم اخیر بدایتاً رسیدگی نشده است در این مرحله امکان ندارد زیرا به اصل دو درجه ای بودن رسیدگی کیفری و در نتیجه حقوق دفاعی فرد خدشه وارد می سازد . اما اگر وقایع جدید ادامه و یا ناشی از جرمی بود که متهم در مرحله بدوی نسبت به آن دفاع نموده مانع رسیدگی در مرحله پژوهشی نخواهد بود . مثلا اگر متهم به جرم غیر عمد در مرحله بدوی محاکمه و محکوم شده ولی مجنی علیه پس از صدور حکم فوت نماید و مرگ ناشی از ایراد جرح باشد مرجع پژوهشی میتواند متهم را به جرم قتل غیر عمد محاکمه نماید .

همچنین در صورتی که دادگاه پژوهشی توصیف مجرمانه را که دادگاه بدوی به عمل ارتکابی داده است صحیح نداند به شرط می تواند وصف مجرمانه را وفق نظر خود تغییر دهد که نتایج کیفری آن از آنچه دادگاه بدوی تمیز داده است شدیدتر نشود و قانوناً مسؤلیت کیفری بیشتری را متوجه متهم نسازد و یا مؤثر در تغییر صلاحیت ذاتی دادگاه نباشد\' مگر اینکه دادسرا نیز از حکم بدوی پژوهش خواسته باشد . از مفاد ماده 358 قانون آیین دادرسی کیفر نیز همین معنی استفاده می شود که مقرر میدارد:

(هر گاه عمل انتسابی به متهم جنایی بوده و دادستان از حکم داد ستان از حکم دادگاه جنحه پژوهش خواسته باشد حکم دادگاه جنحه فسخ و پرونده به دادگاه جنایی ارسال می شود.)

دیوان عالی کشور ایران در همین زمینه چنین تصمیم گرفته است :

(اگر حکمی از دادگاه جنحه بر محکومیت کسی صادر شود فقط بر اثر درخواست پژوهشی است مطرح گردد دادگاه استان مطرح گردد داد گاه اخیر نمی تواند به استناد جنایی بودن عمل, قرار عدم صلاحیت صادر کند \' زیرا تقدیم دادخواست پژوهشی از طرف متهم فقط متضمن این است که حکم را به صورتی که ضرری متوجه او نشود تعدیل نماید و نماینده حقوق عمومی حق استفاده از پژوهشخواهی او را ندارد, و چون دادستان به حکم دادگاه جنحه تسلیم بوده محافظت حقوق عمومی از طرف دادگاه بدون اینکه چنین تقاضایی از طرف دادستان شده باشد مخالف اصول و قواعد مؤثر است.)

بنابر این \' ملاحظه مشود که هر چند کنترل و نظارت حکم بدوی نسبت به وصف جرم تکلیف مرجع پژوهشی است اما \'حسب قانون و رویه قضایی, اگر تشخیص موجب تغییر در نوع جرم و میزان مجازات گردد \' که مساله عدم صلاحیت دادگاه پژوهشی را نیز مطرح سازد \' دادگاه به شرطی می تواند قرار عدم صلاحیت صادر کند که دادستان نیز از حکم پژوهش خواسته باشد .

تعداد صفحه:15

دانلودمقاله روش اجرایی کنترل مدارک

اختصاصی از نیک فایل دانلودمقاله روش اجرایی کنترل مدارک دانلود با لینک مستقیم و پر سرعت .

روش اجرایی کنترل مدارک

روش اجراء کنترل سوابق کیفیت طی متن ذیل و جدول صفحه بعد می باشد.

سوابق کیفیت در شرکت شواهد واضحی از اجرای فعالیت های سیستم کیفیت هستند که به صورت گزارشات، و یا فرم های ثبت نتایج، آزمون ها، بازنگری‌ها و … در نقاط مختلف شرکت به صورت روزانه و یا هفتگی و یا … تنظیم شده و به مرور جمع آوری می شوند و در بررسی و ارزیابی مسائل و اشکالات بسیار مفید است و یا حتی لازم است که جهت اطلاع از آنچه قبلاً گذشته است در جهت اجرای صحیح فعالیت ها در آینده به سوابق گرد آوری شده رجوع گردد. در عین حال به دلیل حجم بالائی که بعضاً اینگونه سوابق دارند نگهداری تمامی آنها تا زمان های نا محدود در محیط شرکت تقریباً امری ناممکن است. لذا مطابق جدول، محل نگهداری و مدت نگهداری هر نوع سابقه که و همچنین مدت زمان نگهداری احتمالی در بایگانی را کد آورده شده است. کلیه ایجاد کنندگان سوابق و تکمیل کنندگان فرم ها موظفند به طور کامل پاسخگوی موارد درج شده در فرم ها بوده و ضمن روشن ساختن تاریخ تنظیم، فرم ها را امضاء نموده و به نحو خوانا آنها را تنظیم نمایند. لازم به تذکر است محل حفاظت فرم ها و سوابق در داخل کمدها و قفسه های واحدهای ذکر شده در جدول می باشد. همچنین مسئولین واحدها موظفند به نگهداری مرتب و قابل دسترسی سوابق در واحدها نظارت نموده و پس از انقضاء تاریخ نگهداری مطابق جدول ترجیحاً 2 نوبت در ماه های خرداد و آذر نسبت به انتقال آنها از واحد به محل تعیین شده اقدام نمایند.